(转) 项目经理问：我怎么有做不完的事情 – 事件篮方法

转载， http://blog.youkuaiyun.com/yihui823/article/details/6826353

时间管理，本身就是一门艺术。时间是最公平的，每个人的时间都是一样的。如何在相同的时间里，做出不同的事业，这就是个人水平的体现。

一、     故事

这里先讲一个故事。故事是抄来的，我修改了其中的一部分，使其更贴近我要说的主题。

有两个和尚他们分别住在相邻的两座山上的庙里。左边的山上住着瘦和尚，右边山上住着胖和尚。这两座山之间有一条溪，于是这两个和尚每天都会在同一时间下山去溪边挑水，久而久之他么变成为了好朋友。两个和尚都喜欢游泳。胖和尚经常在挑水的时候，顺便游上那么一会儿，而瘦和尚却极少在溪水里游泳。

不知不觉五年过去了。有一天，瘦和尚竟然没有带扁担来挑水，而是直接在溪里面游泳。胖和尚很纳闷，就问瘦和尚，你今天不挑水，怎么有水喝啊。瘦和尚说，这五年来，我每天做完功课后都会抽空在庙后面挖一口井，即使有时很忙，能挖多少就算多少。如今终于让我挖出井水，我就不用再下山挑水。现在我终于可以放心的游泳了。

于是，每天瘦和尚都可以自在的游泳，而胖和尚还是只能游一会儿就得挑水回庙里。突然有一天，两座庙同时失火了。瘦和尚很快就用井水把火扑灭了。而胖和尚还得跑到溪里面去挑水灭火，结果火灭的时候，庙已经烧掉了一大半了。

接下来，胖和尚每天除了要安排时间挑水，还得花大部分时间去修补破庙。而瘦和尚在游泳之余，还潜心书画。故事完毕。

二、     重要度/紧急度

故事说完了，我们再来重头分析做事情的顺序。

根据重要度和紧急度来区分事件，是一个非常常用的方法。但是，到底什么叫重要，什么叫紧急呢？

重要的事情：对以后的工作生活、对以后的发展等，会产生明显的影响的事情，对目标的达成有显著推动的事情。

紧急的事情：需要立即处理的事情。

 

我们按照以上的象限图，来说一下事件的重要度和紧急度。

4：即不重要，又不紧急的事情。

即不对以后会产生重要的影响，又不是立即需要处理的事情。类似于和尚的游泳事情。此类事情，一般都是些兴趣爱好，或者受人之托，或者偶然的想法。

3：紧急不重要的事情

只是立即需要处理，但是并不会对将来产生重要影响的事情。类似于和尚的挑水，每天必须做，不做不行，但是做了也就是解决当前问题

2：重要不紧急的事情

不是当前必须要立即处理的，但是对以后会产生深远影响的事情。类似于瘦和尚的挖井，不挖也没事，但是一旦挖成功了，后面就可以不挑水了。如果当前有明确的目标，这类事情可以是对目标达成有明显帮助的事情。

1：重要紧急的事情

当前必须处理，不处理会立刻造成很严重的后果。类似于和尚们的庙失火，不立刻救火，就没有住的地方了。

三、     分类处理

以上的四类事件，该如何分别处理呢?

很显然，最优先做的，是做重要紧急的事情，我想这谁都知道。而且这类事件，一般都是很容易标识出来的，也是非做不可的，人们一般都不会忘掉。

但是，并不是所有的事件都是重要紧急的。重要紧急的事件，一般都是救火类的事件，也就是说，是因为工作不好，或者一些意外造成的。那么，我们的正常工作中，充满了其他三种类型的事件，又应该如何各自的时间分配呢？

同样很显然，不紧急不重要的事情，尽量不要做。但是这个说起来容易，做起来却不容易。因为这类事件既然列出来了，就会有其诱惑性。例如很多人喜欢看电视，喜欢打游戏，喜欢看小说等等。就算在工作中，这类事情也是每个人都喜欢做的事情。很多项目经理会安排自己去编码，就是因为技术出身的，往往就喜欢去编码。所以说，这类事情，需要克制住，一定要克制住自己去做不重要不紧急的事情的冲动。

那么，剩下的2和3，需要怎么处理呢？

一个很普遍也很正常的理解，就是先做紧急不重要的，再做重要不紧急的。

坦率来说，这个想法也很正常。既然事情很紧急，那么我当然需要马上处理。重要不紧急的事情，等有空再说吧。

其实，很不然！

紧急不重要的事情，往往都是些日常的工作，都是或者都是些助人为乐的工作，容易做，周期又短，对将来不会造成多大的影响。也就是说，做了最好，不做也影响不大。但是，重要不紧急的事情，一般都是对将来会造成影响的事情，这类事情，往往都是不愿意做、周期长、难做的事情。

打个比方吧。项目组的新人比较多。项目经理需要整理一份技术培训资料，给新人们集中培训。这个就是重要不紧急的。而新人们有时候碰到问题，就直接跑来找项目经理求助，项目经理需要去帮他们解决问题，这就是紧急不重要。

如果项目经理频繁的打断手头上的事情，去帮新人们解决问题，则技术培训资料迟迟无法做出来，那么新人们的问题就会层出不穷，绵绵不断。这个就是个恶性循环。

如果项目经理能够果断的先出培训资料，争取早日把培训做起来，则问题会逐渐减少，这就是个良性循环。

还有一个更生动的例子。假如你在洗澡，满身都是泡泡，这个时候听到来了一个电话。接电话就是紧急不重要的事情，如果你去做了，结果就是满地的肥皂泡泡要打扫，就造成了一堆的紧急不重要事件。

所以说，要想把时间控制在自己手上，最需要做的事情就是：

重要不紧急

这类事件，周期长，难度大，所以需要日积月累的去坚持。这才是解决问题的王道。

四、     疑点分析

很多人都会说，说起来容易做起来难。我们来分析几个疑点的地方。

1.      紧急不重要的事情层出不穷，怎么办？

还是用刚才那个例子，如果新人们的问题不断，我总不能放任不管吧。

其实，就算你不立即去帮他们解决问题，他们也只是郁闷一阵子而已。这种时候，可以让他们先把问题都整理出来，整理清楚，并尝试着自己解决。然后在某个固定的时间段内(例如每天下午2点到3点之间)，你集中帮他们解决即可。或者可以把解决问题的事情分摊在项目的其他几个技术高手身上。

2.      一下子又做不完的事情，总是没有动力去做。

这类事件，一般都不是立马见效的。需要制定一个长期的计划，每天都安排固定的时间去做。不管多少，要保证每天都有进展。

3.      我喜欢做的事情，就没时间做了啊。

    相信我，只有把重要不紧急的事情做完备了，才会有更多的时间去做你喜欢做的事情。瘦和尚挖井成功了，就会有更多的时间游泳了。

4.      不做重要不紧急的事情，不也是一样的嘛。

    防火和救火的概念。如果只是做好当前的事情，每天做好紧急不重要的事情，那么一旦出现意外，则会造成更严重的后果，以后的事情都会变成重要紧急的。如果不把时间掌握在自己手上，那么就是每天都在救火状态。

五、     处理流程

以前有一种做法，是每天上午，把要做的事情都列出来，然后每天晚上再把工作都整理一下，看看哪些做了，哪些没做。现在信息化社会，每天都会面临大量临时发生的事情。所以，现在可以用“事件篮”的方式来做。

现在开始，你准备一个“篮子”。这个篮子，可以是一个便签，也可以是一个小软件。作者用的是outlook的“任务”工具，这个可以和windows mobile手机同步。其他的工具也一样，只要能随身带着就行。

一旦你接受到一个任务，或者发现要处理的事件，先扔进“事件篮”里面。这个就像编码的时候发送消息到消息队列一样，不是同步处理的，也就是说，不是立即处理，再紧急也不是立即处理。

扔进去之后，判断这个事件是不是“重要紧急”。如果是老板喊你，或者工厂失火等重要紧急的事件，那么立即放下自己手上的活，去处理。

如果不是“重要紧急”的事情，那么就先让它在“事件篮”里呆上一会儿吧，专心把你自己当前在处理的事情做完。

做完了当前的事件，回顾你的事件篮。如果还有未识别的事件，则识别一下，按重要度很紧急度标识上。然后，看看你今天的重要不紧急的事件有没有处理，如果没有处理，则优先处理重要不紧急的事情。

经常性的，例如每周，都回顾一下自己的事件篮，把各个事件的重要紧急度重新识别一下。

六、     经验

好记性不如烂笔头

不要以为自己的大脑有多狠，事情一多肯定会乱掉。设置合理的提醒机制，提醒你开会等定时的事情，会让你少很多心理负担。

不要同时做两件事情

    不要把自己当作CPU。同时做两件事情，结果是没有一件能做好。完整的做完一件事情之后，再去找其他事情做吧。不要总是被打断工作，有些事情不立即处理，是不会有什么坏处的。

要找出“重要不紧急”的事情

    很多需要被人推着走的人，是找不到“重要不紧急”的事情的。对于项目来说，经常的去识别风险，经常去想想项目可能会碰到的问题，提前预防，这都是“重要不紧急”的事情。千万不能任其自然发展，等到出事的时候，就是到处“重要紧急”的事件了，就疲于奔命了。

认准目标

识别“重要不紧急”的事件，最重要的标志，就是对终极目标是否有利。远大的目标，永远是大于眼前目标的。如果只是看准眼前目标，那么永远找不到“重要不紧急”的事情，或者永远找不对。