如何做好疫情防控档案管理工作

近日，国内疫情虽整体可控，但各地区性突发疫情仍此起彼伏，防控攻坚战继续处于艰难的拉锯状态，那在疫情防控工作中的档案是如何收集、整理、形成的呢？什么是疫情防控档案？本文将带你走近疫情期间的档案，解答关于这些档案的疑惑。

疫情防控档案是指国家机构、社会组织以及个人在疫情防控工作中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录。

 

疫情防控档案有关材料如何收集？

疫情防控指挥部是疫情防控档案收集的主要负责部门，要明确专人负责、统筹安排。各部门、各单位要采取有效措施，指派专人将档案工作要求传达到疫情防控主要部门和一线相关工作人员，在做好个人安全防护的前提下，确保做好疫情防控文件材料的收集工作，保障疫情防控文件材料在第一时间得到有效收集和安全保管。

疫情防控档案收集的范围有哪些？

凡是属于疫情防控相关各项工作中直接形成的、具有利用和保存价值的文件材料（包含文字、图表、录音、录像、照片、电子文件、标志性实物等形式的真实记录），应确保应收尽收。以下为参考范围：

上级单位关于疫情防控工作的重大决策部署、规定、通知、通报等；

上级单位有关主管部门关于本地、本部门、本单位做好疫情防控工作的部署、规定、通知、通报等;

本级单位关于疫情防控工作的公告、通知、意见、通报、防控方案、召开的专门会议、新闻发布会等形成的文件材料；

本级单位建立疫情防控工作机构、协调机制、制度规定等形成的文件材料;

本级单位关于疫情防控工作的通知、通报、通告、工作计划、实施方案、防控措施、统计报表、动态数据、工作报告、工作总结等；

疫情防控的各种预案、监测方案及治疗技术操作规程等；

对车站、机场、码头、出入境口岸和汽车、火车、地铁、飞机、轮船等交通工具和流动人员进行卫生检疫和交通管制形成的文件材料;

医院接收、诊治新冠肺炎病人及疑似病人形成的文件材料;

对新冠肺炎进行医学研究形成的文件材料及相关数据;

组织医药用品和相关物资保障、生产生活保障等工作形成的文件材料；

接受社会救助、捐赠及资金、物资分配和使用形成的文件材料；

临时性新建的新冠肺炎定点诊疗医院在建形成的文件材料。

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疫情防控档案收集后如何整理？

在收集文件材料后，需要按照档案管理的相关规范，并结合疫情的特殊情况做好各类疫情防控档案的整理工作。疫情防控档案真正的价值是在于对正在进行的疫情防控工作和今后可能发生的重大灾害的防治工作具有重要查考作用和借鉴作用。

第一类 文书档案

整理方式：以件为单位整理。
 

分类方法：文书档案结合“机构（问题）”下设综合类、联防联控类、督查问效类、医疗救治类、医疗物资保障类、民生保障类、复工复产复学类、基层群防群治类、宣传舆论引导类等。

档号编制：档号结构推荐为：全宗号—门类代码·年度—保管期限—专题代码·类目代码—件号。例如：J010—WS·2020—Y—XGFY·ZH—0001（即10号全宗—文书档案·2020年—永久—新冠肺炎·综合类—第1件）

著录要求：著录时必须在附注项中注明“新冠肺炎”。

第二类 录音录像档案

整理方式：以件为单位整理

分类方法：建立“新冠肺炎疫情”专题类（专题代码XGFY），可根据管理需求下设二级类目

档号编制：档号结构推荐为：全宗号—门类代码·年度—保管期限—专题代码—件号。例如：J010—LY·2020—Y—XGFY—0001（即10号全宗—录音档案·2020年—永久—新冠肺炎—第1件）

著录要求：应详细著录录音、录像中的背景、时间、人物、地点、活动（事件）、来源等信息，并在题名开头中注明“新冠肺炎”

第三类 照片档案

整理方式：以组为单位整理，可将一张或者一组照片作为一条记录进行归档

分类方法：建立“新冠肺炎疫情”专题类（专题代码XGFY），可根据管理需求下设二级类目

档号编制：档号结构推荐为：全宗号—门类代码·年度—保管期限—专题代码—组号·张号。例如：J010—ZP·2020—Y—XGFY—0001·001（即10号全宗—照片档案·2020年—永久—新冠肺炎—第1组·第1张）

著录要求：应详细著录照片的背景、时间、人物、地点、活动（事件）等信息，并在照片组题名开头中注明“新冠肺炎”

第四类 实物档案

整理方式：以件为单位整理，每件实物必须拍摄照片，张数不限；照片端正、清晰，能展现实物全貌和重要细节

分类方法：建立“新冠肺炎疫情”专题类（专题代码XGFY），可根据管理需求下设二级类目

档号编制：档号结构推荐为：全宗号—门类代码·年度—保管期限—专题代码—件号。例如：J010—SW·2020—Y—XGFY—0001（即10号全宗—实物档案·2020年—永久—新冠肺炎—第1件）

著录要求：著录时在题名开头中注明“新冠肺炎”

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