知识分享：知识管理系统如何控制文档的定向传播

编者按：知识分享是知识管理中最重要的一环，本文对知识分享进行深入分析，介绍知识管理系统如何为企业实现知识的定向分享，保障知识安全。

什么是知识分享

知识分享(knowledge shared) 指知识由知识拥有者到知识接受者的跨时空扩散的过程。这里，知识是指经过人的思维整理过的信息、数据、形象、意象、价值标准以及社会的其他符号化产物，分享的知识不仅包括可编码的明晰知识，也包括与个人的经历和背景密不可分的隐性知识。

• 知识分享是知识管理的主要目的之一。知识在运用中产生价值，而知识的运用离不开分享，知识分享程度是衡量知识管理是否成功的最重要的标准，知识分享不充分的知识管理不可能是成功的知识管理。

• 知识分享是推动企业产生创新知识的燃料。以知识为主导的社会里，没有一个自然人能够掌握所有的知识，知识的局限性只有知识分享能够破解，知识分享能激发思维，创造出更好的新的知识，从而微企业创造出有价值的创新知识。

• 知识分享是企业充分利用知识的前提。

知识分享如何实现

知识分享需要做到以下几点：

①应建立一个全天候开放的内部信息网，并提供相应的软件和硬件设备，即一个背靠信息系统的知识管理体系；

②建立相关企业间的知识网络，链接知识共享的发起方与接收方；

③要尽可能消除知识分享途中流通环节，减少知识的扭曲。；

④要有想要的控制手段，确保知识的定向传递、安全传递。

知识管理系统：知识定向分享

基于低代码的知识管理系统，能够帮助用户在可视化的基础上，通过简单的拖拉拽完成知识管理系统的个性化搭建，为用户提供知识管理的全生命周期支持，包括知识的创建、审核、发布、存档、删除，以及检索调用、安全控制等等。

我们以国内比较成熟的老牌厂商天翎为例，分析知识管理如何做到知识的定传播：

1、知识精准分享

用户可对文件进行内部分享或外部分享，分内部分享和外部分享按钮，结合内部分享选择对应组织架构或人，点击确认即可分享；外部分享，把对应的链接提交给分享对象，这个分享可以设置对应的文档的查看时间段。

非部门文件没有权限无法进行分享

2、知识授权

 细密的权限设置，灵活的权限组合，可根据岗位、部门以及人员的不同分配权限，系统支持目录权限设置及单文件权限设置，防止文档泄密，有效控制各种损失。还可以通过其他维度完成授权；

 

（1）管理员授权

通过企业域管理员设置对应的域（一个组织机构），可以在自己的域中设置对应的租户管理员和开发者以及域管理员；

（2）部门管理员

针对部门管理设置后，通过角色落地对应的管理针对不同组织机构中的角色权限；

（3）域管理员

（4）角色授权

这里可以灵活拓展原来的思维，同一个人可以在不同的角色中完成业务的待办几相关的权益；支持一用户多角色、一用户多职位、一个职位跨多个部门或子公司办理事件。

（5）文档授权

针对单个文档或文件夹可以完成对应的权限授权，实现上传时候就配置这个文档的权限，并且也可以默认本部门都是开放的权限。

（6）文库流程授权

可视化配置流程流转过程中，那些表单字段是只读、修改或者隐藏状态；同时也可以根据流程流转中可视化设置按钮的权限是显示还是隐藏。

3、待办管理

对于系统上的知识，当员工下属需要预览、下载、编辑等时，可惜向管理者发起对应权限申请，管理者可在我的待办处理申请。

4、日志管理

对员工自己在知识文档管理系统中的浏览数据、编辑数据、收藏数据、搜索数据等，日志中有汇总记录，可以随时进行查看，方便员工或管理者随时对知识的传播路径进行监控、管理。