【Excel从头开始】-1 Excel基础设置

一、认识Excel的作用

1、你可以用Excel来做这几件事：

1）记录整理：准确的记录和保存日常数据信息，整理并记录信息。
2）数据计算：日常计算数据信息。
3）数据分析：挖掘数据背后的信息，根据数据进行必要的决策。
4）数据展示：美观的数据结果呈现

2、想要高效处理数据，面临的困难：

1）数据太多：

提升处理数据技巧：

①提升输入速度：

a.减少重复性输入：填充柄的使用技巧，自动填充选项及序列填充，复制粘贴
b.减少错误输入：规范的日期数据录入，Excel数据精度，长串数据录入的方法
c.减少工具切换时间：enter和tab配合连续输入，快捷工具栏与自定义功能区，选项卡及窗口排布

②找到想要的数据：

a.数据存储的层次：认识单元格，工作表和工作簿，管理工作表及工作薄
b.数据展示的优先级：排序及自定义排序，自定义筛选及高级筛选
c.快速定位数据：特定内容查找，格式查找，根据条件快速定位，利用名称框快速定位

③灵活处理数据：

a.替换数据：查找替换。批量填充，通配符的使用
b.调整数据顺序：移动数据、插入或删除数据，对数据行列进行转置
c.合并拆分数据：数据分列，快速填充，连接符的使用

2）计算太累

公式的应用与函数的使用：

①数据运算速度：

a.公式和函数：认识公式与函数，单元格引用，fx编辑框与参数说明
b.数学与三角函数：
sum/product求和乘积
int/mod取整取余
round/roundup/roundown四舍五入
rand/randbetween随机数
c.统计函数：
acerage平均
max/min极值
rank排名
count/counta/countblank计数
d.日期与时间函数：
date/day/month/year定时
today/now实时
weekday中的文化差异

②信息提取效率：

a.查找引用函数：
vlookup/hlookup/lookup查找值
match查找位置
b.逻辑函数：
and/or与或逻辑
if/sumif/countif条件判断
sumifs/countifs多条件判断
c.文本函数：
left/mid/right位置提取
len字符串长度提取
find查找位置
value/text转换

3）需要找到数据的价值和意义

数据分析与可视化：挖掘数据价值，呈现数据效果

①内在意义与外在形式：

a.数据展示的形式：常见数字格式，自定义数据格式
b.突出感兴趣的数据：常见条件格式，自定义条件格式

②解读及挖掘数据价值：

a.快速探索及分析数据：数据透视表，分类汇总
b.数据分析常用方法：数据分析筛选工具，二维表转换
c.数据分析技巧与思维：数据透视表常用技巧，数据透视表基本思维
d.高效传达信息：迷你图，常见图表，图表工具
e.特色图表制作：图表选择，组合图表，变形图表，数据透视图

4）需要协作

提升办公效率：持续优化工作流程

①展示专业度：

a.表格美化与易读性：如何提升表格易读性，排版美化，样式与超级表
b.打印效果：内容设置，页面设置，打印技巧
c.检查错误：报错含义，公式追踪与审核，效率技巧

②共享文档内容：

a.文档保护与限制编辑：文档加密，限制编辑，数据验证
b.协作办公：协作工具，专业细节

二、Excel的基础设置

1、查看Excel版本号

【文件】—【账户】—【产品信息】

2、自定义快速访问工具栏

点击右侧小三角，选择“在功能区下方显示”，

可以让快速访问工具栏离你更近哦！将我们日常常用的功能，“添加到快速访问工具栏”，可以让我们更加便捷的使用常用功能。

3、打开【开发工具】

在任意选项卡上进行右键，点击打开“自定义功能区”

勾选“开发工具”，即可在选项卡中显示该功能。

4、新建专属选项卡

在任意选项卡上进行右键，点击打开“自定义功能区”

点击“新建选项卡”

选择“所有命令”，可以将自己常用的命令添加到自定义选项卡中

这样工作起来就更加方便快捷啦，快去试试吧~

5、修改Excel主题颜色

【文件】—【选项】—【office主题】，可以修改主题颜色为彩色、深灰色、黑色、白色。

6、设置Excel新建规格

【文件】—【选项】—【新建工作簿时】，可以设置新建工作簿时的默认字体，字号，默认视图和工作表数。

7、保存Excel时设置密码

点击【保存】后，在保存窗口中，点击【工具】—【常规选项】

打开权限密码：打开Excel文件时需要输入密码才能打开。
修改权限密码：可以正常打开Excel文件，但修改文件后无法保存。