项目沟通管理——考点（个人笔记）

28.1

沟通是指有意或无意的信息交换。交换的信息可以是想法、指示或情绪。

信息交换的方法及沟通分类:

书面形式和口头形式正式(报告、备忘录、简报)和非正式(电子邮件、即兴讨论)

有效的沟通三要素

• • • 沟通目的明确;
    • 尽量了解沟通接收方,满足其需求及偏好;
    • 监督并衡量沟通的效果。

1、书面形式和口头形式:是否需要后续查阅相关信息,如果是,选择书面沟通,如果否,选择口头沟通

2、正式和非正式:沟通内容是否重要,如果是,选择正式沟通,如果否,选择非正式沟通

28.2规划沟通管理

基于每个相关方或相关方群体的信息需求、可用的组织资产,以及具体项目的需求,为项目沟通活动制定恰当的方法和计划的过程。

沟通需求分析***

• 通过沟通需求分析,确定项目相关方的信息需求,包括信息的类型和格式,以及信息对相关方的价值。项目资源只能用来沟通利于成功的信息,或者那些因缺乏沟通会造成失败的信息；
• 在规划项目沟通时,需要做的一件重要工作就是,确定和限制谁应该与谁沟通, 以及谁将接受何种信息；
• 在正确的时间把正确的信息按照正确的方式发送给正确的人达到正确的效果。

沟通渠道数***

潜在沟通渠道的总量为n(n-1)/2,其中,n代表相关方的数量。

关键词：

• • • • • 注意题目的问法:
        • 沟通渠道数増加了多少?
        • 沟通渠道数増加到多少?
        • 题干中的相关方,有没有包含项目经理？如果没有特殊说明,项目团队的人数,就默认包括项目经理。

沟通模型***

沟通的基本模型用于显示信息如何在双方(发送方和接收方)之间被发送和被接收。

考试中经常出现的两个考点:

1.反馈信息

2.噪声:噪声无法被消除,只能尽量减少噪声对沟通的影响

28.3沟通方式的选择****

沟通方法	说明	示例
交互式沟通	在双方或多方之间进行多向信息交换。这是确保全体参与者对某一话题达成共识的最有效的方法	会谈、电话会议、视频会议
推式沟通	把信息发送给需要了解信息的特定接收方。这种方法能确保信息发布,但不能确保信息到达目标受众,或信息已被目标受众理解	信件、备忘录、报告、电子邮件、传真、语音邮件、新闻稿
拉式沟通	在信息量很大或受众很多的情况下使用。它要求接收方自主自行地获取信息内容	企业内网、电子在线课程、知识库

交互式沟通:

1.需要通过多次信息交换,达成一致;

2.一般适用于比较重要的内容和信息交互;

推式沟通：

确保信息发布,但不能确保信息到达目标受众,或信息已被目标受众理解

拉式沟通:

多个目标受众对于多项信息的获取,“各取所需”

28.4沟通管理计划的内容和作用*****

作用:确保用各种形式和手段把恰当的信息传递给相关方。

在正确的时间把正确的信息按照正确的方式发送给正确的人达到正确的效果

沟通管理计划内容：

5W(who、when、what、how、 where

相关方的沟通需求

需要沟通的信息,包括语言、格式、内容、详细程度

发布相关信息的原因

发布信息及告知收悉或做出回应(如适用)的时限和频率

负责沟通相关信息的人员

将要接收信息的个人或小组

传递信息的技术或方法,如备忘录、电子郎件和/或新闻稿等

问题升级流程,用于规定下层员工无法解决问题时的上报时限和上报路径

关于项目状态会议、项目团队会议、网络会议和电子邮件等的指南和模板

管理沟通一一确保项目信息及时且恰当地收集、生成、发布、存储、检索、管理、监督和最终处置的过程。

• • 1. 项目报告是指收集和发布绩效信息,包括状况报告、进展测量结果及预测结果。
    2. 项目报告需要向每个受众适度地提供信息。
    3. 可定期编制,或基于特殊情况而编制项目报告对收集到的信息进行组织与归纳,并通过与绩效测量基准的比较,来分析和展示绩效。应按照沟通管理计划中的规定,以各相关方所要求的详细程度,向他们提供项目状态和进展信息
    4. 一份完整的报告还应包括预测的项目完工时间和完工成本,应根据工作绩效测量结果来更新并重新发布预测
    5. 经常使用挣值方法进行预测,但也可以使用其他方法,如与以往项目类比、重新估算剩余工作、在进度计划中考虑外部事件的影响等
    6. 预测信息应该与绩效信息以及决策所需的其他重要信息一起发布

监督沟通一一确保满足项目及其相关方的信息需求的过程

主要作用是:按沟通管理计划和相关方参与计划的要求优化信息传递流程。

监督沟通过程可能引发重新开展规划沟通管理和/或管理沟通过程。这种重复体现了项目沟通管理各过程的持续性质对某些特定信息的沟通,如问题或关键绩效指标(如实际进度、成本和质量绩效与计划要求的比较结果),可能立即引发修正措施,而对其他信息的沟通则不会。

应该仔细评估和控制项目沟通的影响和对影响的反应,以确保在正确的时间把正确的信息传递给正确的受众