实验室全面启用ELN后，积攒多年的纸质实验记录应该如何处理？

作为一名常年与实验室数据打交道的科研狗，在从纸质记录迁移到电子实验记录本（ELN）的过程中，确实会面临历史纸质数据如何系统化迁移和整合的难题。处理不当会造成数据链断裂，不仅影响研究的连续性和可信度，也可能导致合规审查失败。

根据自己的经验，接下来提供一些经过验证的可行建议，其实只要按“保存→数字化→整合管理” 的逻辑来，就能帮您实现平稳过渡：

一、首要原则：原始纸质记录必须妥善保存！

纸质实验记录作为原始数据载体，具有法律效力和溯源价值。迁移过程中，任何对原始记录的损毁或遗失都可能造成严重后果。因此，首要原则是：所有原始纸质记录必须物理保存。

二、纸质记录预处理：物理归档和建立扫描版清单

1.分类整理与物理归档

将过去的纸质记录本按时间顺序、项目编号或实验类型进行分类，编写清晰的目录和索引。再将纸质记录本统一存放在干燥、安全、防火的环境中，并指定专人管理，确保需要时能快速检索到。

2.建立扫描版清单与记录关键元数据

针对现有纸质实验记录、实验数据和仪器数据如HPLC谱图、氢谱/碳谱/质谱，检测分析等，制作一个扫描版的归档清单，将这些数据和实验记录逐一对应。建议使用专业扫描设备，可以选择具备自动分页、去阴影和连续扫描功能的扫描仪，能高效处理厚重记录本，输出清晰无畸变的图像文件。格式宜选用PDF/A*或高分辨率图像格式，以确保长期可读性。

PDF/A *是便携式文档格式（PDF）的一个专门化的国际标准（ISO 19005）子集，其核心设计目标是用于电子文档的长期归档和保存（确保文档在几十年后被打开时，依然能保持其原始外观、内容和上下文，并且无需依赖创建时的特定技术或软件。）。其中的“A”代表“Archiving”（存档）。

在建立扫描版电子清单时，研发人员需记录以下关键元数据（可根据实际需要选择字段）：实验负责人、实验标题、实验内容摘要、记录本编号或名称、实验时间范围、项目名称、存放位置等。方便后期搜索关键词快速查找，也是审计官查找时迅速定位的重要来源。这项工作仅需几个研发人员进行，录入数据时必须仔细核对，避免转录错误。最好由一人完成录入，并由另一人进行抽查校验。

3.可检索的归档清单存储的两种方案

并非所有纸质实验记录都需要逐条录入电子实验记录本（ELN）中，如果每个实验记录都要创建一个新的实验记录，操作耗时费力，在实际推行过程中阻力较大。事实上，还存在一种更高效灵活的方案：目前市面上主流的ELN供应商通常提供配套的文档管理系统，支持用户批量上传PDF文件，即可实现对文档内容的快速检索与关联。

少数优秀供应商还提供手写记录转电子化的增强服务，通过字符识别（OCR）技术对扫描件中的手写内容进行解析，使其可被搜索。尽管当前手写体OCR的整体识别率仍有限（约50%–60%），且识别率较高的服务往往成本更高，但该功能显著提升了历史纸质数据的可发现性和利用效率，为大规模档案数字化提供了实用路径。

三、过渡期采用“双轨制”

在ELN启用初期（通常不超过1个月，时间过长会导致研发人员工作增加，极有可能推行失败），可短暂采用纸质和电子记录并行的方式。在实验过程中，如果习惯难以立刻改变，研发人员仍可在纸上实时记录原始数据。但实验结束后，需及时将纸质原始数据扫描上传到ELN的附件，并将关键结果和数据录入ELN中对应的结构化字段中。

实践表明，用户经过1-3周的有序使用，会逐渐适应电子记录方式。许多实验室的使用者反馈，研究人员体验到电子实验记录本的高效记录、方便、易查找、易分享、易写报告等优势之后，尤其是结合AI，智能生成日报、周报、论文专利等功能极大提升研究工作的效率。相比之下，再次使用纸质记录往往会觉得其在记录和检索的效率低下。这一渐进式策略既能让研发人员平稳适应新流程，又能保证所有电子记录都有据可查。

四、总结

成功将纸质实验记录数字化的核心在于：安全保存原始数据 + 建立高效、可检索的扫描版清单。通过研究人员系统化的分类、扫描、录入系统，这样做既尊重了科研数据的原始性和真实性，提高了数据的重复利用，又体验了ELN带来的检索、协作等方便的优势，最终实现纸质与电子实验记录的无缝衔接。

Data-AI4Science，q2025-Sep，