人力资源知识管理：提升组织效率的战略方法

员工是否经常抱怨他们无法及时获得有关公司政策的准确信息？

如果你的第一反应是“是”，那说明组织的信息分散问题从一开始就没有得到妥善处理。但好消息是，现在仍然可以补救。借助合适的数字化知识管理解决方案，例如 Baklib 数字内容体验云平台（All in Content 的企业级平台），你可以更系统地记录流程、规范信息，并在需要时轻松更新，从而使人力资源工作更高效、更省心。

当知识管理融入人力资源体系后，招聘、入职、培训到员工生命周期管理都能进一步简化，而这些关键因素，也共同定义了知识管理在人力资源管理中的核心作用。

在探讨知识管理在 HR 中的重要性、应用场景及其提升方法之前，让我们先从战略角度理解现代人力资源管理的价值。

揭示人力资源管理：战略方法

你是否知道，参加结构化入职计划的新员工，有 58% 在三年后仍留在公司？

尽管这一数据令人惊讶，但许多企业却未能达到这样的留任率。入职阶段是新员工了解组织文化、明确角色定位和融入流程的关键时期。如果企业在此环节沟通不到位，员工可能很快失去兴趣并选择离开。

基于战略性人力资源管理（SHRM）的方法，你不仅可以优化入职流程，还能降低员工流失率、提升留任率。除了招聘和入职，它还可帮助 HR 更系统地规划培训，使新员工更快融入团队。

然而，战略性人力资源管理不止于此，它将组织人才管理推向更高层级：

• 吸引更契合的候选人

• 优化招聘与发展流程

• 建立基于能力的激励体系

• 将个人绩效与组织目标更紧密结合

SHRM 能够帮助企业让所有员工围绕共同目标协作，提高整体执行力与成功几率。

通过 SHRM，你还能持续监测与分析员工表现，并进一步帮助组织：

• 识别对新人才的需求，以适应市场变化

• 制定明确的短期与长期发展策略

• 优化运营与流程，提高整体产出

• 确保组织遵循政府法规和政策

• 引入新技术，提高员工生产效率

正因如此，SHRM 不断成为企业在新时代中必须采用的核心管理模式。

人力资源知识管理的意义

德勤的一项研究指出：

75% 的组织认为“在快速变化的员工队伍中保留知识”对未来一年至关重要，但仅有不到 10% 的企业认为其现有的知识管理系统能真正胜任这项任务。

如果你所在的企业也处在“那 90%”之中，那么现在正是建立和升级知识管理体系的最好时机。

在人力资源管理体系中，需要为员工、管理者、行政人员乃至 HR 团队记录多种流程与信息，而一个完善的知识管理系统正是实现这一目标的基础。

以 Baklib All in Content 数字内容体验云平台为例，通过其 资源库 + 知识库 + 应用库三层架构，组织可以系统地构建内容体系，实现从信息管理到员工体验的一站式升级。

以下是知识管理在人力资源管理中的主要价值：

1.提升 HR 的工作效率

HR 可能对缺勤政策、薪酬和福利、关键绩效指标、花名册管理等有多个问题。这些问题可能会占用人力资源部门大量的日常工作时间。

但通过知识管理系统，可以确保涵盖不同政策和关注点的问题，以便员工可以参考自助服务解决方案并更快地获得答案。因此，您可以确保人力资源部门参与管理活动并保持工作效率。

2.为所有人提供统一的内容存储库

借助人力资源知识管理系统，可以确保将有关员工招聘、员工入职和生命周期的所有信息记录在一个地方。人力资源部门和员工都不需要深入研究多个来源来提取信息。这一一体化存储库可以帮助每个人在一个地方找到所需的过程数据。

3.动态更新知识，确保内容永不过时

从一开始就使用正确的人力资源知识管理系统，可以确保有关员工薪资政策和福利的所有文章定期更新。

Baklib等工具将允许更新和跟踪对文章所做的所有更改。如果公司计划避免任何政策更新，也可以恢复更改。这意味着组织中的每个人都可以访问有关规则、法规和公司政策的最新信息。

除了这些好处之外，人力资源知识管理还有其他一些必须了解的关键应用。让我们在下一节中探讨它们。

人力资源知识管理的关键应用

1.定制访问控制与权限管理

并非所有人都需要或应该拥有全部内容的编辑权限。Baklib 的权限体系可为成员分配不同角色，保证内容编辑安全、透明、可追踪。

通过访问权限选项，可以跟踪所有能够对当前存储库进行更改的人员。还可以跟踪谁都拥有门户角色和内容角色。

2.优化员工入职体验

目前 58% 的组织仍将入职流程停留在“填表 + 简单介绍”阶段。

但优秀的入职体验应该包含：

• 清晰流程说明

• 团队介绍

• 公司文化与愿景

• 角色职责与发展路径

通过知识管理系统，企业可以为新员工构建结构化、可交互的入职手册，例如添加目录、视频、流程图等内容。。

3.减少重复工作

当企业拥有人力资源知识管理时，就不再需要多次回答相同的问题。可以帮助您人力资源部门避免向不同的员工重复同样的担忧。所有员工必须做的就是访问自助服务存储库并搜索他们对公司政策的担忧的答案。

Baklib 等文档工具可帮助用户结构化管理内容，可以通过栏目快速定位到指定的页面，页面内也提供页面导航，快速定位到指定的页面位置。

如果他们有后续问题，他们可以使用相关搜索词来搜索答案。同， Baklib 提供AI智能搜索，实现AI多轮会话。

如果用户特别寻找某些答案，还可以选择进行自定义设置搜索结果。可以添加类别或标签等过滤器，以更快地找到更多相关信息。这反过来又为人力资源部门和员工节省了时间。

4.减少错误信息传播

想要确保不会向员工传达错误的信息吗？

如果答案是肯定的，那么需要集中精力持续构建清晰的文档。如果有任何新的更新，请将它们添加到知识管理系统中的现有文章中。如果计划推出新的规则和规定，请提前创建新文章。这将帮助在组织层面对员工进行教育，避免一一解释。

这种方法将与员工共享信息时避免错误，并使每个人都了解公司政策和法规。

5.辅助决策

知识管理系统不只是内容库，它还能告诉企业主：

• 员工最关心什么？

• 哪些政策最常被访问？

• 哪些内容需要扩展或重写？

这些数据有助于 HR 做出更精准的策略决策。

6.推动流程标准化

帮助所有员工找到同一问题的相同答案。与其创建多个信息源，不如维护一个可以提供所有问题答案的存储库。这样，知识分布就不会有任何差异。

企业主所要做的就是在入职过程中与员工共享内部 wiki的链接。这将确保他们在遇到其他问题时始终返回同一信息源。

7.提升员工体验

从快速找到答案，到更透明清晰的制度，员工体验自然提升，进而增强对组织的信任和归属感。

对 Baklib 知识管理感兴趣？与我们的一位专家安排演示

如何加强人力资源管理中的知识管理？

我们已经了解知识管理在人力资源管理中日益重要的作用。可以肯定地说，我们不能排除实施知识管理以进一步提高组织中人力资源管理流程的绩效。

但如何增强现有的人力资源管理知识管理系统以获得更多效益呢？

可以采取以下四种做法来加强知识管理在人力资源管理中的作用。

1.保证 HR 数据持续更新

知识管理不是“一次性工程”。内容变化、政策调整、组织架构更新，都需要及时同步。

通过这种方式，可以确保员工及时了解组织即将推出或最近推出的政策。这种做法可以帮助建立员工对组织的信任并提高忠诚度。

2.将知识获取融入人才管理全过程

抓住团队经理对所有职位的期望，了解他们认为每个团队成员在受聘后将扮演什么角色和职责。这样，信息就来自可信来源。更重要的是，员工也将与经理保持一致，并相应地履行自己的职责。

但这并不是在知识获取方面所能做的全部。

作为人力资源人员，还可以捕获员工的所有最新信息并将其添加到知识管理系统中。如果现有资源离开公司，新资源可以返回到 KMS 中捕获的数据，并无缝地启动之前中断的工作流程。

3.优化知识管理相关的内部沟通

必须遵守的另一个最佳实践是简化知识管理的沟通。

第一，决定由谁负责在组织中构建和维护人力资源知识管理系统。这样，您可以避免任何沟通错误，并确保将正确的数据添加到存储库中。

第二，确保所有授权的作者、编辑和管理员都具有对知识存储库的自定义访问权限。这意味着他们只能执行在其角色下添加的某些任务。

第三，确保他们在构建存储库时进行协作，以避免混乱或沟通不畅。 Baklib 充当协作工具，其他团队成员可以通过私人笔记在存储库上工作。

这些私人注释可帮助您确保信息经过验证并将其添加到存储库中。此外，您还可以在所见即所得编辑器中访问私人笔记。

4.培养知识管理文化

记录每次发生的变化，以确保您在工作场所建立知识管理文化。但要实现这一目标，您需要制定知识管理计划以及如何执行该计划。

除此之外，渠道等因素也要梳理清楚。通过正确的渠道，您可以实时使用内部 wiki，并决定员工在有问题时如何找到它。您还必须制定知识管理系统的工作流程，以确保它不会过时，并且可以在添加新信息时进行更新。

通过这四个最佳实践，您可以增强人力资源管理中的知识管理。

如何从零构建 HR 知识管理系统？

虽然对加强现有人力资源知识管理的理解是明确的，但我们尚未评估如何从头开始实施可操作的知识管理系统。

以下是您如何快速、轻松地完成此操作的方法。

第一阶段：构思内容范围

选择您想要在人力资源知识管理中涵盖的主题。这可能包括涵盖从工资单、休假政策、公司各个职位的角色和职责到人才管理和招聘等问题。您还可以收集员工反馈，以了解他们最有可能寻求答案的可能问题。这将帮助您整理更多主题以添加到存储库中。

第二阶段：创作与发布

一旦确定了要回答的可能主题，下一步就是创建和发布知识管理。首先，您需要制定详细的目录，其中确定了您计划撰写文章的主题和子主题。

它可能看起来像这样：

1. 请假政策

• 病假

• 带薪休假

• 无薪休假

• 浮动假期

• 婚假

• 产假

• 陪产假

• 丧假

2. 健康和员工福利

• 奖金结构

• 医疗保健福利

• 在家工作/灵活的工作条件

• 股票期权计划

这样的例子还可以继续列下去。您可以创建不同的文章来回答这些问题，而不是在一篇文章中添加所有子部分的信息。您还可以添加示例来帮助员工了解如何利用这些福利或休假政策。人力资源团队的简短视频解释了每项好处，将使文章对员工更具吸引力。

准备就绪后，您可以使用 Baklib 等知识管理系统来启用您的存储库。

第 3 阶段：监测效果与持续优化

这是为您的企业实施可行的人力资源知识管理系统的最后阶段。这是您需要跟踪的地方：

• 有多少员工使用过该存储库？

• 员工最常阅读哪些文章？

• 哪些文章的跳出率最高？

• 员工对每篇文章的平均评分是多少？

• 有多少术语符合热门搜索关键字的条件？

Baklib 等工具允许用户向每篇文章添加反馈选项，以查看读者是否认为它们有用。

根据收集的反馈，您可以确定可以升级知识管理以获得更好体验的可能领域。您可以更新现有文章或使用搜索部分中搜索次数最多的术语来识别可回答员工问题的新主题。

在这三个阶段中，您可以为您的组织实施成功的人力资源知识管理系统。

总结：构建强大的人力资源知识管理体系

构建 HR 知识管理可能需要投入一定时间，但收获显著：

• 流程更高效

• 员工体验更佳

• 信息更一致

• 决策更科学

而借助 Baklib 数字内容体验云平台（All in Content 企业级平台），你可以快速构建一个集资源库、知识库和应用库为一体的系统，实现：

• 多场景、全渠道的数字化体验

• 内容的统一管理与交付

• 内外部员工与业务方的无缝连接

• 更智能的内容组织和查询路径

• 更高效的协作与升级机制

如果你正准备为企业构建人力资源知识管理体系，Baklib 会是一个强大而灵活的选择。